Pour bien diriger votre entreprise, vous devez trouver un logiciel de facturation efficace. C’est même l’une des plus grandes difficultés que vous pouvez rencontrer au niveau de la comptabilité. En France, comme dans tous les autres pays, le processus de facturation est soumis à une législation stricte. Ainsi, si vous voulez travailler vos factures de manière plus organisée conformément aux lois mises en vigueur, vous devez utiliser un logiciel de facturation.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Il s’agit d’un programme informatique destiné aux professionnels et conçu pour l’édition et la gestion de vos factures. Avec ces logiciels, vous n’aurez plus à procéder à l’ancienne. Tout se fait de manière automatique. Sachez alors qu’il existe plusieurs versions de ces programmes, chacun répondant aux besoins spécifiques des entreprises.

Si avant, seules les multinationales et les grandes sociétés avaient recours à ces logiciels, aujourd’hui, vous pouvez trouver un système de facturation même si vous avez une petite entreprise ou une start-up. Ainsi, le cahier de charge relatif à un logiciel utilisé pour éditer et gérer les factures doit présenter des solutions individuelles qui tiennent compte des besoins particuliers des entreprises. Les systèmes les plus performants doivent s’intégrer dans les dispositifs de gestion sommaires, voir ce site pour en savoir plus.

Les différentes fonctionnalités de ce logiciel

Au début, ces logiciels pouvaient uniquement éditer les devis et factures. Tout ce que vous pouviez faire avec ce système, c’est inscrire le montant en HT et TTC. Ces dernières années, grâce aux efforts fournis par les développeurs informatiques, ces outils numériques sont devenus plus personnalisés. Désormais, un logiciel présente des fonctionnalités poussées qui vous permettent d’indiquer des informations supplémentaires à savoir le nom, prénom et l’adresse de la société. D’autres logiciels poussent l’effort de personnalisation plus loin en donnant la possibilité d’inscrire le SIRET et le numéro TVA.

De plus, en utilisant un logiciel de gestion des factures plus performant, vous allez pouvoir enregistrer les clients et pouvoir récupérer leurs coordonnées au moment où ils feront une autre commande. Vous avez également la possibilité de préciser le mode de paiement ainsi que le délai.

Comme tous les logiciels, ceux de la facturation disposent d’un tableau de bord à partir duquel vous pouvez avoir un œil constant sur l’évolution des commandes du devis à la facture finale. Généralement dotés d’un système pour signaler les impayés, vous n’aurez plus à perdre de temps au moment du recouvrement. Plus encore, ces fichiers peuvent vous être d’une grande utilité pour suivre l’évolution des ventes. La comparaison entre vos factures sur plusieurs années se fera alors en quelques clics.

Utiliser un logiciel en ligne : Est-ce une bonne idée ?

Depuis quelques années, des logiciels en ligne ont vu le jour. Il s’agit de solutions intégrées en mode SaaS hébergées sur des serveurs hautement sécurisés. Si avec un logiciel téléchargeable, vous devez vous rendre sur votre ordinateur professionnel et dans la plupart des cas sur votre lieu de travail, l’usage d’un logiciel en ligne vous donne plus de flexibilité.

Il vous suffit de vous connecter quelque soit l’endroit où vous êtes et vous aurez accès au logiciel de comptabilité pour effectuer les opérations les plus urgentes. Assurez-vous toutefois que respecter la loi en ce qui concerne l’utilisation de ces programmes informatiques. Rassemblez alors toutes les informations utiles sur le lieu d’implantation des serveurs afin de protéger vos données professionnelles et confidentielles.

4 critères à vérifier pour bien choisir votre programme de facturation

  • La conformité à la législation mise en vigueur : Il y a des règles très strictes auxquelles toutes vos factures et devis doivent être soumis. Par exemple, vous devez impérativement indiquer les informations du client ainsi que ses coordonnées. D’autres détails relatifs aux paiements doivent également figurer sur le logiciel que vous utilisez. Plus important encore, le système de facturation dont vous faites usage doit bénéficier des mises à jour nécessaires pour correspondre aux nouvelles réglementations et bénéficier continuellement de l’agrément de l’Etat.
  • La praticité : Un bon logiciel pour traiter vos factures est celui que tout le monde peut utiliser sans connaissances spécifiques dans le domaine informatique. Votre personnel doit pouvoir se familiariser avec cet outil au bout de deux petites heures de formation.
  • Les fonctionnalités disponibles : Votre logiciel doit permettre de personnaliser vos factures et de réaliser un traitement rapide. La plupart des programmes disponibles sont dotés de nombreuses fonctionnalités comme l’édition des factures, l’intégration d’un logo, l’indication du type de produit ou de service…
  • Le SAV : Utiliser un logiciel vendu avec un service après-vente performant est essentiel pour faciliter votre travail. Vous serez surement confronté à des soucis techniques qui doivent être traités dans l’immédiat. Avoir un agent hautement qualifié au bout du fil vous sera d’une grande utilité pour fournir à vos clients et employés factures et devis sans dépassement de délai.