Le futur des Ressources Humaines : Comment les logiciels transforment la gestion du personnel

Le futur des Ressources Humaines

Publié le : 18 octobre 20237 mins de lecture

La gestion des ressources humaines est un des volets les plus importants de toute stratégie d’entreprise. Elle conditionne le bon fonctionnement de l’entité, favorise la synergie des énergies en son sein, tout en créant un environnement de travail sain et stimulant. De plus en plus de solutions informatiques pour la gestion des RH sont mises sur le marché. Ces outils modernes et performants révolutionnent le fonctionnement de ce secteur et optimisent tous les processus qui lui sont inhérents.

SIRH : l’outil polyvalent pour optimiser et automatiser les process

Un SIRH ou système d’information pour les ressources humaines, aussi appelé logiciel RH, comme celui que propose octime.com est une solution tout-en-un qui permet d’automatiser et d’optimiser de nombreuses tâches.

La gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise ou d’une administration consiste, en effet, à répéter, la plupart du temps, des tâches simples, lorsqu’elles sont prises une à une, mais fastidieuses et longues lorsque le nombre de salariés est élevé. Il s’agit notamment de mettre en place les plannings, de faire l’état des présences et absences, de gérer les arrêts maladies, les départs en congé, les paies, etc. Ces tâches peuvent être optimisées et, pour certaines, automatisées, par un logiciel de gestion des ressources humaines.

L’interface d’un tel logiciel comprend plusieurs onglets, chacun dédié à divers champs d’intervention du ou des responsables RH. Ainsi, tout bon logiciel ressources humaines dispose, a minima, des fonctionnalités suivantes :

  • gestion des absences ;
  • gestion des congés payés ;
  • suivi du temps de travail ;
  • calcul des paies et émission des bulletins de paie ;
  • gestion des notes de frais ;
  • organisation des plannings.

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Un outil aussi utile aux gestionnaires qu’aux salariés

Un logiciel RH peut donc être un outil de communication et de coordination efficace qui facilite la vie aussi bien aux gestionnaires RH qu’aux salariés. Les premiers voient le temps consacré à chaque tâche réduit au strict minimum, leur productivité augmenter et, par conséquent, leur niveau de stress baisser. À titre d’exemple, la gestion du temps de travail est automatisée et les litiges liés à cette question peuvent être définitivement évités. Ceci est possible grâce à la comptabilité de la plupart des logiciels de gestion RH avec les systèmes de pointage électronique. En arrivant sur son lieu de travail, le salarié présente son badge électronique à la pointeuse qui enregistre l’heure de son arrivée et centralise cette information au sein de la base de données du SIRH. L’automatisation va encore plus loin, puisque grâce à ce pointage électronique et à la fonctionnalité de gestion des absences, des arrêts maladie et des congés, le calcul des paies est, lui aussi, automatisé, tout comme l’émission des bulletins de paie. Ce n’est là qu’un exemple parmi les nombreux workflows de la gestion des ressources humaines qu’un SIRH peut permettre d’automatiser.

Le logiciel de gestion des ressources humaines n’est pas utile qu’aux gestionnaires, puisqu’il facilite également la vie des salariés. Ces derniers peuvent, par exemple, envoyer directement leurs notes de frais à travers une interface du logiciel dédiée aux salariés, poser leurs congés, ou encore adresser des signalements ou des réclamations.

C’est toute la communication entre salariés et responsables qui est améliorée grâce à ce logiciel et les répercussions sur les performances globales de l’entreprise ne peuvent qu’en être améliorées.

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Un logiciel pour suivre chaque salarié de l’onboarding à la fin de contrat

Le logiciel de gestion des ressources humaines est un atout de taille pour tout gestionnaire. Il assiste ce dernier dans toutes les tâches liées à la gestion des salariés. Le logiciel RH peut ainsi être utile dès l’accueil du nouveau salarié.

Ce qu’un SIRH peut faire lors de l’onboarding d’un nouveau salarié est un exemple pertinent de l’efficacité d’un tel logiciel. Pendant cette phase, le logiciel peut être utilisé pour :

  • permettre au nouveau salarié de remplir un formulaire et fournir des informations utiles aux RH comme son RIB, son adresse mail personnelle, son numéro de téléphone, son adresse ;
  • préparer et faire signer à distance le contrat de travail du nouveau salarié ;
  • transmettre au nouveau salarié tous les documents dont il a besoin comme son contrat de travail signé, le livret d’accueil, la notice de la mutuelle, ou encore, le règlement intérieur de l’entreprise ;
  • définir la période de formation du nouveau salarié ;
  • désigner un mentor pour le nouveau salarié ;
  • établir le planning du travail en présentiel et en télétravail du nouveau salarié ;
  • assigner un espace de travail au nouveau salarié ;
  • organiser un rendez-vous entre le ou la responsable RH et le nouveau salarié ou entre ce dernier et son manager et ses collègues.

D’autres tâches logistiques et administratives peuvent être gérées par le SIRH pendant la durée du salariat et à la fin de celui-ci. C’est dire si ce logiciel couvre tous les processus liés à la gestion de chaque collaborateur de l’entreprise. C’est, en outre, bien là la grande utilité de ce type de logiciels : la centralisation des données et des processus qui donne plus de visibilité aux gestionnaires de l’entreprise.

Un logiciel tout-en-un ou un logiciel spécialisé ?

L’offre en logiciels de gestion des ressources humaines est assez étoffée et on peut aujourd’hui les classer en deux catégories : les logiciels tout-en-un et les logiciels spécialisés.

Les logiciels tout-en-un prennent ainsi en charge tous les volets de la gestion des ressources humaines : paie, temps de travail, notes de frais, plannings, documentation, etc. Ils ont l’avantage d’être polyvalents et de limiter le nombre d’interfaces, mais ils peuvent être plus complexes à utiliser et nécessiter une formation plus ou moins longue.

Les logiciels spécialisés prennent en charge un ou un nombre limité de volets de gestion des RH. Un tel logiciel peut ainsi être spécialisé dans la gestion de la paie, des notes de frais, des congés payés ou des plannings. Il existe aussi des logiciels de gestion RH dédiés aux risques et qui permettent d’évaluer les risques professionnels.

Dans tous les cas, et qu’il soit polyvalent ou spécialisé, le logiciel de gestion des ressources humaines est une carte gagnante sur lequel toute entreprise est aujourd’hui obligée de miser, tant les avantages qu’il offre sont innombrables et évidents.

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